文書化した情報とは？

文書化した情報とは、規格が維持・保持を要求する記録や手順の総称。紙か電子かを問わず、作成・改訂時の承認、版と配布先の管理、必要な人が必要な時に使える状態の維持までを含む。改訂の統制ができているかが監査の観点となる。

ITサービスマネージャ試験の過去問では1回出題されています。

ぶんしょかしたじょうほう

ITサービスマネージャ試験の頻出用語／午前II／別名：文書化した情報（SMSの文書・記録管理）、SMSの文書・記録管理、SMSの文書、記録管理

文書化した情報の意味

規格が維持・保持を要求する記録や手順の総称。紙か電子かを問わず、作成・改訂時の承認、版と配布先の管理、必要な人が必要な時に使える状態の維持までを含む。改訂の統制ができているかが監査の観点となる。

運用手順書を文書管理台帳に登録し、改訂は責任者の承認を経て版番号を上げ、旧版は参照禁止として保管庫へ移す。障害対応の記録は改訂対象ではなく保持対象として、3年間削除せず保存すると定める。

「維持する情報」と「保持する情報」は別で、前者は手順書のように最新版を保つもの、後者は記録のように事実の証拠として残すもの。記録を改訂して最新化するのは、証拠性を失わせる誤りである。

JIS Q 20000-1:2020(サービスマネジメントシステム要求事項)において、“力量”に関する組織への要求事項として規定されているものはどれか。
正解：適切な教育、訓練又は経験に基づいて、SMS及びサービスのパフォーマンス及び有効性に影響を与える業務を組織の管理下で行う人々が力量を備えていることを確実にする。
要点：力量とは教育・訓練・経験に基づき必要な能力を備えさせること
「力量（コンピテンス）」の要求事項は、SMS及びサービスのパフォーマンスや有効性に影響する業務を行う人々が、適切な教育・訓練・経験に基づいて必要な力量を備えていることを確実にする、というものである。組織は必要な力量を明確にし、不足があれば教育などの処置をとり、その証拠を文書化した情報として保持する。他の選択肢はいずれも力量ではなく別の箇条の要求事項である。
出典：令和7年度春期 ITサービスマネージャ試験 am2 問2（IPA）

最終更新：2026-08-25／解説は資格暗記が独自に作成しています。過去問の出典は各問題に記載のとおりです。