ワークフローシステム・グループウェアとは？

ワークフローシステム・グループウェアの意味

申請・承認の経路を電子化して自動で回す仕組みがワークフローシステム、掲示板・スケジュール・文書共有など共同作業の基盤を提供するのがグループウェア。承認の滞留を可視化でき、いつ誰が承認したかの記録が内部統制の証跡にもなる。

ワークフローシステム・グループウェアの具体例

稟議を紙から電子化し、金額に応じて承認者と経路が自動で変わるよう設定する。3日以上滞留した申請は上位者へ自動で通知し、代理承認者を立てる。月次で申請区分ごとの承認リードタイムを集計し、遅い経路を業務改善の対象として洗い出す。

ワークフローシステム・グループウェアは試験でどう引っ掛けられる？

紙の経路をそのまま電子化しても効果は小さい。承認段階そのものを減らす業務再設計が先で、ツール導入は手段にすぎない。また証跡が残るのは統制上の利点だが、経路の設定ミスは統制の欠陥に直結する。

ワークフローシステム・グループウェアと関連する用語

• 業務プロセスモデリング（DFD・BPMN）
• BPR・BPM
• 内部統制
• ローコード・ノーコード開発
• シェアードサービス

ワークフローシステム・グループウェアが出た過去問

• グループウェア導入の目的として、適切なものはどれか。

  正解：共同作業の場を提供することによって、組織としての業務効率を高める。

  要点：グループウェアは情報共有で組織の共同作業を効率化する

  グループウェアは、電子メール・電子掲示板・スケジュール管理・文書共有・ワークフローなどを備え、組織のメンバーが情報を共有して共同作業しやすくするソフトウェアである。導入の目的は、情報伝達を円滑にして組織全体の業務効率を高めることにある。機器制御はファームウェア、セキュリティ強化はUTM等の製品、開発期間短縮はパッケージソフトの導入目的である。

  出典：平成21年度 春期 ITパスポート試験 問17（IPA）

• ワークフローシステムの活用事例として、最も適切なものはどれか。

  正解：機器を購入するに当たり、申請書類の起案からりん議決裁に至るまでの一連の流れをネットワーク上で行う。

  要点：ワークフローシステムは申請・承認の流れを電子化する

  ワークフローシステムは、申請・承認・決裁といった定型的な業務の流れをあらかじめ定義し、電子的に回付・処理する仕組みである。誰の承認待ちかが可視化され、紙のりん議書を回す手間や滞留を減らせる。

  出典：平成22年度 秋期 ITパスポート試験 問6（IPA）

• グループウェアで提供されている情報共有機能を活用したサービスとして、最も適切なものはどれか。

  正解：スケジュール管理

  要点：グループウェアの情報共有機能の代表はスケジュール共有

  グループウェアは、組織内のメンバーが情報を共有し共同作業を進めるためのソフトウェアで、電子会議室・掲示板・文書共有・スケジュール共有などを提供する。誰がいつ空いているかを全員が見られるスケジュール管理は、情報共有機能の典型的な活用例である。他の選択肢はシステム管理者向けの運用管理機能であり、メンバー間の情報共有とは目的が異なる。

  出典：平成24年度 春期 ITパスポート試験 問2（IPA）

• 社内の決裁申請手続の迅速化と省力化を狙いとして導入するシステムはどれか。

  正解：ワークフローシステム

  要点：ワークフローシステムは申請・承認の流れを電子化する

  ワークフローシステムは、申請・承認といった一連の手続の流れを電子化し、書類を回覧する代わりにシステム上で次の承認者へ自動的に回す仕組みである。紙の移動や押印待ちが不要になるため、決裁のスピードが上がり事務工数も減る。

  出典：平成25年度 春期 ITパスポート試験 問12（IPA）

• SNSを企業内に導入する目的として、最も適切なものはどれか。

  正解：ネットワーク上のコミュニティの場を通じて、業務上有益な人脈を形成する。

  要点：社内SNSの狙いは交流を通じた人脈と知識の共有

  SNSは利用者同士がつながり、情報交換や交流を行う場を提供する仕組みである。企業内に導入する狙いは、部門や役職を越えた社員同士のつながりを作り、知識や人脈を業務に生かすことにある。日程調整はスケジューラ、遠隔会議はテレビ会議システム、承認手続の電子化はワークフローシステムが担うので、目的を取り違えないようにしたい。

  出典：平成27年度 春期 ITパスポート試験 問4（IPA）