共有フォルダとは？

共有フォルダの意味

ファイルサーバなどに置き、複数の利用者が読み書きできるように公開したフォルダ。誰がどこまで操作できるかはアクセス権で決め、部署別・用途別に階層を分けて整理する。個人のPCに置いたままでは他の人が参照できず、担当者が不在のときに業務が止まるため、完成した文書は共有フォルダへ移すのが基本になる。

共有フォルダの具体例

アンケートの回答を集めるときは、回答メールを専用のフォルダに分けて保管し、添付された回答文書は共有フォルダの下に部署別フォルダを作って「社員番号＋氏名」のファイル名で保存する。誰から回収済みかは社員リストに印を付けて管理する。

共有フォルダは試験でどう引っ掛けられる？

集計が終わるまで元の回答メールを削除しないこと。保存し損ねや取り違えが後から分かっても、元メールがなければ復元できない。ファイル名を部署名にすると同じ部署の回答が上書きされてしまうため、個人を識別できる名前にする点も問われる。

共有フォルダと関連する用語

• アクセス制御
• ファイルシステム
• ひな形（テンプレート）
• バックアップ

共有フォルダが出た過去問

• LANに直接接続して使用するファイルサーバ専用機を何と呼ぶか。

  正解：NAS

  要点：NASはLANに直接つなぐファイルサーバ専用機

  NAS（Network Attached Storage）は、LANに直接つないで複数の機器から共有利用するファイルサーバ専用機である。汎用サーバを立てるより手軽に共有ストレージを追加でき、ファイル共有に特化した機能を備えている。

  出典：平成24年度 春期 ITパスポート試験 問74（IPA）

• LANに直接接続して、複数のPCから共有できるファイルサーバ専用機を何というか。

  正解：NAS

  要点：NASはLANに直結して使うファイルサーバ専用機

  NAS（Network Attached Storage）は、LANに直接つないで複数の機器からファイルを共有できる専用のファイルサーバ機器である。CSVはデータの記述形式、RAIDは複数の記憶装置を組み合わせて信頼性や性能を高める技術、RSSはサイト更新情報を配信する形式で、いずれも機器の呼称ではない。

  出典：平成25年度 秋期 ITパスポート試験 問59（IPA）

• 【中問C：業務報告書の作成に関する記述】S社の総務部では、所属員が1週間分の業務実績をまとめた業務報告書を毎週作成して、部門のファイルサーバ（以下、部門サーバと…

  正解：報告_10092情報太郎

  要点：命名規則は各要素の桁数どおりに埋めるのが基本

  命名規則は「報告_」に続けて、年の下2桁、月2桁、週の連番1桁、作成者氏名をつなげる形である。2010年9月第2週なら、年は10、月は09、週は2となるため、固定文字の後は10・09・2の順に並ぶ。

  出典：平成25年度 秋期 ITパスポート試験 問93（IPA）

• 〔中問A:電子メールを利用したアンケートの実施〕X社の人事部のFさんは、社員の満足度調査を、電子メール(以下、メールという)を利用して実施するように上司から指示…

  正解：添付のアンケート文書に回答を記入し、このメールの返信メールに添付して送信してください

  要点：依頼メールには目的・対象・回答方法・期限を明記する

  上司の指示では、依頼メールの本文に目的・対象者・回答方法・期限を明記することとされている。空欄の前後で目的・対象者・期限は既に述べられているため、残る「回答方法」、すなわち添付文書に記入して返信で送り返す手順を書くのが適切である。

  出典：平成25年度 春期 ITパスポート試験 問85（IPA）

• 〔中問A:電子メールを利用したアンケートの実施、テクノロジ〕Fさんは、上司に指示された事項に従ってアンケート文書を整理することにした。このときのアンケート整理方…

  正解：アンケートの回答メールは、受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは、回答者が分かるように社員の名前と社員番号をファイル名にして共有フォルダに部署別フォルダを作成して保存する。保存したファイルの社員については、社員リストに印を付ける。

  要点：回答は分別保管し識別できる名前で部署別に整理する

  指示では、回答メールは集計終了まで他の受信メールと分けて保管し、添付文書は部署別に、社員が識別できるファイル名で共有フォルダに保存し、社員リストで回答者を確認することになっている。専用フォルダに保管し、氏名と社員番号を含むファイル名で部署別に保存してリストに印を付ける方法が、この全てを満たす。

  出典：平成25年度 春期 ITパスポート試験 問88（IPA）