〔中問A:電子メールを利用したアンケートの実施、テクノロジ〕Fさんは、上司に指示された事項に従ってアンケート文書を整理することにした。このときのアンケート整理方法に関して、適切なものはどれか。

選択肢

• アアンケートの回答メールは、受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは、回答者が分かるように社員の名前と社員番号をファイル名にして共有フォルダに部署別フォルダを作成して保存する。保存したファイルの社員については、社員リストに印を付け、その都度、受信フォルダからメールを削除する。
• イアンケートの回答メールは、受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは、回答者が分かるように社員の名前と社員番号をファイル名にして共有フォルダに部署別フォルダを作成して保存する。保存したファイルの社員については、社員リストに印を付ける。
• ウアンケートの回答メールは、受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは、部署が分かるように部署名をファイル名にして共有フォルダに保存する。保存したファイルの社員については、社員リストに印を付ける。
• エアンケートの回答メールは、受信フォルダに保管する。添付ファイルは、そのまま共有フォルダへ保存する。保存したファイルの社員については、社員リストに印を付ける。

正解と解説

正解：イ アンケートの回答メールは、受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは、回答者が分かるように社員の名前と社員番号をファイル名にして共有フォルダに部署別フォルダを作成して保存する。保存したファイルの社員については、社員リストに印を付ける。

指示では、回答メールは集計終了まで他の受信メールと分けて保管し、添付文書は部署別に、社員が識別できるファイル名で共有フォルダに保存し、社員リストで回答者を確認することになっている。専用フォルダに保管し、氏名と社員番号を含むファイル名で部署別に保存してリストに印を付ける方法が、この全てを満たす。

選択肢ごとの解説

• ア保管の指示に反して、その都度メールを削除してしまう点が指示と食い違う。
• イ専用フォルダでの保管、社員を識別できるファイル名、部署別保存、リストでの確認をすべて満たしている。
• ウ部署名だけのファイル名では個々の社員を識別できず、部署別フォルダの作成もしていない。
• エ受信フォルダに混在させたままで、ファイル名も部署別の区分も指示を満たしていない。

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