個人情報保護委員会“特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）令和4年3月一部改正”及びその“Q&A”によれば、事業者によるファイル作成が禁止されている場合はどれか。なお、“Q&A”とは“「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」及び「（別冊）金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に関するQ&A 令和4年4月1日更新”のことである。

選択肢

• アシステム障害に備えた特定個人情報ファイルのバックアップファイルを作成する場合
• イ従業員の個人番号を利用して業務成績を管理するファイルを作成する場合
• ウ税務署に提出する資料間の整合性を確認するために個人番号を記載した明細表などチェック用ファイルを作成する場合
• エ保険契約者の死亡保険金支払に伴う支払調書ファイルを作成する場合

正解と解説

正解：イ 従業員の個人番号を利用して業務成績を管理するファイルを作成する場合

個人番号（マイナンバー）は、社会保障・税・災害対策という法律で定められた事務に限って利用でき、それ以外の目的で個人番号を含むファイルを作ることは認められていない。人事評価や業務成績の管理は法定事務に当たらないため、個人番号を用いたファイルの作成は禁止される。逆に、法定事務の遂行に必要なバックアップやチェック用のファイルは作成が認められる。

選択肢ごとの解説

• ア法定事務の継続に必要なバックアップであり、作成が認められる。
• イ正解。業務成績の管理は法定事務ではなく、個人番号の利用目的から外れる。
• ウ税務署提出資料の整合性確認は法定事務に付随する作業であり認められる。
• エ支払調書の作成は税に関する法定事務であり、個人番号の利用が認められる。

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