個人情報保護委員会"特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）平成30年9月28日最終改正"及びその"Q&A"によれば、事業者によるファイル作成が禁止されている場合はどれか。なお、"Q&A"とは"「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」及び「（別冊）金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に関するQ&A平成30年9月28日更新"のことである。

選択肢

• アシステム障害に備えた特定個人情報ファイルのバックアップファイルを作成する場合
• イ従業員の個人番号を利用して業務成績を管理するファイルを作成する場合
• ウ税務署に提出する資料間の整合性を確認するために個人番号を記載した明細表などチェック用ファイルを作成する場合
• エ保険契約者の死亡保険金支払に伴う支払調書ファイルを作成する場合

正解と解説

正解：イ 従業員の個人番号を利用して業務成績を管理するファイルを作成する場合

個人番号（マイナンバー）は、税・社会保障・災害対策という法律で定められた事務にしか利用できない。したがって、これらに当たらない社内の人事評価や業務成績の管理に個人番号を使ったファイルを作ることは、目的外利用として認められない。法定事務の遂行に必要な範囲であれば、バックアップやチェック用の中間ファイルの作成は認められる。

選択肢ごとの解説

• ア障害に備えたバックアップは、元のファイルの取扱いが適法であれば作成できる。
• イ正しい。業務成績の管理は法定の利用目的に含まれず、個人番号を用いたファイル作成は禁止される。
• ウ法定調書の整合性確認のためのチェック用ファイルは、必要な範囲であれば作成できる。
• エ支払調書の作成は法律で定められた事務であり、ファイルの作成が認められる。

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