システム開発プロジェクトで開催するプロジェクト会議に関する記述のうち、最も適切なものはどれか。

選択肢

• ア会議で決まった内容を周知徹底するために、議事録を作成して必要な関係者と共有する。
• イ議論が中途半端にならないように、会議の終了時刻は決めずに実施する。
• ウ効率よくシステム開発プロジェクトを遂行するために、全ての会議にステークホルダ全員が常に参加する。
• エ様々な内容を会議で議論できるように、会議の開始直後に会議の議題を参加メンバーから募って確定する。

正解と解説

正解：ア 会議で決まった内容を周知徹底するために、議事録を作成して必要な関係者と共有する。

会議の成果を確実に実行に移すには、決定事項や課題、担当と期限を議事録として残し、欠席者を含む必要な関係者と共有することが欠かせない。記録が残らなければ認識のずれや決定の蒸し返しが起こり、プロジェクトの進行を妨げる。

選択肢ごとの解説

• ア決定内容を議事録にして関係者と共有する対応であり、適切。
• イ終了時刻を決めない運営は時間管理の面で問題があり、生産性を下げる。
• ウ全会議に全員を参加させるのは非効率で、関係者を絞るのが原則。
• エ議題は事前に配布して準備を促すべきで、開始直後の募集は不適切。

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